Guia de implantación de sitios SciELO
Guia de implantación de sitios SciELO
Versión Enero 2013
El Modelo SciELO – Scientific Electronic Library Online (http://www.scielo.org) está orientado a la publicación de revistas científicas en Internet, con énfasis en aquellos producidos por los países iberoamericanos.
La Metodología SciELO es el primer componente del Modelo SciELO. El segundo componente del Modelo es el Sitio SciELO que opera colecciones descentralizadas de revistas científicas seleccionadas de acuerdo a criterios pre-establecidos y el tercer componente es la Red SciELO que integra los Sitios SciELO individuales.
La Metodología SciELO incluye un conjunto de políticas, normas, guías, procedimientos y herramientas para la ejecución de las funciones de evaluación y selección de revistas, así como para la preparación, almacenamiento, publicación, preservación, control de uso e impacto de revistas científicas operadas en los Sitios SciELO.
El desarrollo de la Metodología SciELO es producto del proyecto cooperativo entre BIREME - the Latin American and Caribbean Center on Health Sciences Information, FAPESP - Fundación de Apoyo a la Investigación del Estado de São Paulo, CNPq - Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico y editores brasileños de revistas científicas, lanzado en 1997 y adoptado posteriormente por otros países de la Región. En el área de salud, el Modelo SciELO opera en el espacio de la Biblioteca Virtual en Salud (BVS) y la Metodología SciELO se constituye en la metodología común para la publicación de revistas científicas en Internet. La metodología tiene o considera extensiones y adaptaciones para otros tipos de literatura, como por ejemplo, monografías, tesis, etc.
El Modelo SciELO de publicación es mantenido, actualizado y diseminado bajo la coordinación de la Colección SciELO Brasil, que se responsabiliza también por la evaluación periódica de los Sitios Web de las Colecciones SciELO de acuerdo con la Metodología SciELO, particularmente la guía de las políticas, criterios y procedimientos de evaluación de revistas para la inclusión y permanencia en las colecciones SciELO y esta guía de evaluación y certificación de colecciones SciELO.
Sitios Web de la Colección SciELO
Toda Colección SciELO es operada online en la web través de Sitios SciELO que de acuerdo al cumplimiento de los criterios, políticas y procedimientos de desarrollo y operación es clasificada en: certificada, en desarrollo o piloto.
Sitio de Colección certificada
Los Sitios de las Colecciones Certificadas son indexados en el Portal Global de la Red SciELO (www.scielo.org) en la sección Red SciELO en la columna 1 bajo la categoría Colecciones, los títulos de las revistas son listados en la colección SciELO Regional y los artículos que publican son indexados para búsqueda en el portal regional y en los servicios de indexación que interoperan con SciELO.
Una colección SciELO es certificada cuando atiende a las siguientes condiciones verificadas a través de su sitio Web:
Institución Coordinadora
La gestión, operación y financiamiento de la Colección SciELO nacional y de su Sitio Web se realizada bajo la responsabilidad de una institución nacional de referencia en investigación y comunicación científica. Cabe a la Institución Coordinadora la responsabilidad de articular y coordinar la operación de la Red nacional de instituciones de apoyo y cooperación técnica, las editoriales de revistas de la Colección SciELO nacional de modo que la publicación online de las revistas individuales y de la colección como un todo estén de acuerdo con el Modelo SciELO.
En cada país existe solamente una Colección SciELO bajo una única Institución Coordinadora. Sin embargo, la producción y hospedaje de una colección nacional puede ser compartida entre dos o más instituciones que operan en conjunto o que operen separadamente sub conjuntos de la colección nacional en áreas temáticas e institucionales. Es posible también la operación de colecciones subregionales reuniendo dos o más países, siempre bajo una misma Institución Coordinadora.
Las colecciones temáticas pueden también tener cobertura regional y global, de preferencia con el apoyo de organismos o redes internacionales.
La identificación de la Institución Coordinadora debe estar explicitada en el Sitio SciELO de la Colección.
En todos los casos, la Institución Coordinadora es responsable de la operación de la Colección Nacional de acuerdo con el Modelo SciELO
Comité Consultivo
El desarrollo de cualquier colección SciELO es obligatoriamente asistido por un Comité Consultivo de carácter científico responsable por el desarrollo de la colección, la evaluación de su desempeño y, especialmente, por la indización de las revistas en la colección, es decir, por la aplicación de las políticas, criterios y procedimientos de control de calidad en la evaluación de las revistas para inclusión y permanencia en la colección. La Institución Coordinadora actúa como Secretaria Ejecutiva del Comité Consultivo.
El Comité Consultivo esta formado preferentemente por representantes de las instituciones nacionales de apoyo al desarrollo de la investigación, formación de recursos humanos y comunicación científica y de representantes elegidos por los editores de las revistas SciELO de las grandes áreas de conocimiento. Los miembros del Comité tienen mandato de 2 años y pueden ser reelectos sin limitación. Es importante que los cambios ocurran en años diferentes de modo que el primer grupo tenga mandato de 3, 2 y 1 año.
La colección inicial, la inclusión de nuevos títulos o exclusión de revistas de una colección SciELO deben ser formalmente aprobadas por el Comité Consultivo y son implementadas por la Institución Coordinadora. Es decir, ningún título entra o sale de las colecciones SciELO sin la aprobación del Comité Consultivo. Cabe entre tanto al Comité Consultivo promover el cumplimiento de la Metodología SciELO y de esta guía de operación de los Sitios SciELO ya sea para alcanzar la condición de certificada o para evitar que pierda esta condición. En particular, revistas atrasadas por más de 6 meses deben ser excluidas de la colección.
Las actas con las conclusiones, recomendaciones y lista de participantes de las reuniones del Comité Consultivo deben ser publicadas online en el Sitio de la colección.
El Comité Consultivo SciELO debe reunirse periódicamente por lo menos tres veces al año.
Metodologia SciELO
Es importante notar que la Metodología SciELO puede ser aplicada para la operación de cualquier revista individual o cualquier colección de revistas. Sin embargo, el establecimiento de una colección que sea reconocida como un Sitio SciELO requiere que los títulos sean seleccionados de acuerdo a criterios de calidad definidos en el documento 'Criterios SciELO: criterios, política y procedimientos para la admisión y permanencia de revistas científicas en la colección SciELO' ( http://www.scielo.org/php/index.php?lang=es ). Colecciones de revistas que no obedecen los criterios de calidad SciELO podrán ser operadas en Internet utilizando la Metodología SciELO, pero en ese caso no son reconocidas como Sitios SciELO.
La aplicación progresiva de la Metodología SciELO para operar en Internet colecciones seleccionadas de revistas científicas de los países de la región dará origen a una red integrada de colecciones descentralizada de revistas científicas - la Red SciELO, cuyo desarrollo contribuirá de forma decisiva para aumentar la visibilidad y accesibilidad de la producción científica de la Región.
Una característica fundamental del Modelo SciELO es el control de uso de la revistas en Internet a través de la publicación de estadísticas de uso de los sitios como un todo, de los títulos de revistas individualmente, sus números y artículos. La metodología permite también la publicación de indicadores bibliométricos, especialmente los relacionados con citas bibliográficas. Los indicadores de uso y los de citaciones permitirán el seguimiento del impacto de las revistas científicas operadas en la Red SciELO. Estos indicadores de desempeño permitirán, entre otras aplicaciones, evaluar la permanencia de las revistas en la colección SciELO. Así, SciELO representa una instancia para la evaluación, seguimiento y mejoramiento de la calidad de las revistas científicas de su colección.
El establecimiento de un Sitio SciELO en el ámbito de un país requiere una serie de condiciones relacionadas con la calidad de las revistas y con la sostenibilidad de su operación en los aspectos políticos y de gestión, incluyendo específicamente los aspectos financieros, recursos humanos, infraestructura de tecnologías de información, promoción y marketing. Para tanto es necesario contar con el liderazgo de una o más instituciones nacionales con reconocido papel en la gestión de la investigación científica en general y de la comunicación científica en particular. Cuando la colección SciELO cubre todas las áreas científicas, es importante contar con el apoyo decisivo de los consejos nacionales de ciencia y tecnología, de las academias nacionales de ciencia, de las asociaciones de editores científicos etc. Cuando la colección se restringe a ciencias de la salud en particular, la institución líder debe además ser reconocida por su role en la investigación y comunicación científica en salud. En el área de salud, la operación de colecciones SciELO debe estar integrada a la BVS.
El establecimiento y operación de un Sitio SciELO requiere además la participación cooperativa de los editores y publicadores científicos, y debe ser asistida por un Comité Consultivo Nacional SciELO que tiene por objetivo asegurar la aplicación de los criterios de calidad, además de definir prioridades y estrategias de desarrollo. El Comité Consultivo debe estar formado por representantes de los editores y publicadores y de las instituciones de apoyo a la investigación científica.
En resumen, el establecimiento de un Sitio SciELO en un país requiere una acción cooperativa articulada que debe involucrar la participación activa de las instituciones e instancias relacionadas directa e indirectamente con la comunicación científica nacional. Como resultado de esta articulación, se define una institución responsable por la operación del Sitio SciELO con la asistencia de un Comité Consultivo.
La institución responsable por la operación del Sitio SciELO debe contar con una unidad administrativa dedicada y con los recursos de infraestructura adecuados, incluyendo espacio físico, recursos humanos e tecnológicos. En términos de recursos humanos se requiere el cumplimiento de las siguientes funciones: (a) coordinación general, responsable por el proyecto como un todo; (b) gerencia operacional, responsable por la operación actualizada y eficiente del flujo de trabajo del Sitio SciELO; (c) funciones técnicas de biblioteconomía, relacionadas con el tratamiento de los textos completos y metadatos; (d) funciones técnicas de informática, relacionadas con la infraestructura y operación de flujo de datos, equipos, software, comunicación. El establecimiento y operación de colecciones SciELO en ámbito regional o sub-regional debe tener en cuenta las mismas orientaciones además de otras demandas específicas.
Se recomienda que el establecimiento de un Sitio SciELO empiece con un período experimental de 3 a 8 meses con la selección de 4 a 7 revistas científicas que obedecen a los criterios de selección SciELO. La operación piloto o experimental tiene por objetivo desarrollar la capacidad local de la unidad en el uso de la Metodología SciELO para la operación del flujo de trabajo del Sitio SciELO.
Pasada la etapa inicial, la operación regular del Sitio SciELO debe estar asistido continuamente por el Comité Consultivo Nacional SciELO, en particular en lo que se refiere al ingreso de nuevos títulos de revistas en la colección y la permanencia de los títulos ya seleccionados de acuerdo con su desempeño.
Los criterios de selección de títulos para una colección SciELO están descritos en el guía 'Criterios SciELO: criterios, política y procedimientos para la admisión y permanencia de revistas científicas en la colección SciELO' ( http://www.scielo.org/php/index.php?lang=es ). Los criterios están orientados a evaluar el carácter científico de la revista, es decir, la comunicación predominante de resultados de investigación original. En resumen, para asegurar el carácter científico, los criterios requieren que los artículos sean arbitrados por pares (peer-review), el cuerpo editorial de la revista sea representativo de la especialidad, que haya sostenibilidad del flujo de artículos medido por su volumen anual y su distribución en términos de periodicidad y puntualidad de publicación. Los títulos y resúmenes deben ser traducidos al inglés cuando el texto original no es en inglés. Además, la presentación de la revista y de los artículos deben obedecer a las normas internacionales de publicación científica.
El flujo de trabajo de operación de un Sitio SciELO empieza con el recibimiento de los textos completos en formato electrónico enviados por los editores y/o publicadores de las revistas que componen la colección. Los textos convertidos al formato HTML, preservan la integridad del texto impreso, y tienen su estructura y elementos bibliográficos (metadatos) marcados siguiendo la norma general ISO 8879/1986 SGML (Standard Generalized Markup Language) y específicamente las DTDs ( Document Type Definition) de SciELO <http://www.scielo.org/php/level.php?lang=es&component=44&item=4 >. Los textos marcados son cargados en base de datos para su operación en un servidor Internet. Tras la carga en la base de datos, los metadatos de los textos completos son exportados para bases de datos externas a SciELO, como LILACS, MEDLINE y los datos curriculares de los autores en la bases de datos de CVLACS, por ejemplo, para el establecimiento de enlaces dinámicos.
La aplicación de la metodología consiste inicialmente en implantar la inclusión de la revista en una colección y, regularmente, en el tratamiento de los textos de cada nuevo número a través de sus cinco módulos, como muestra la figura que sigue:
Los principales nodos en el flujo arriba son descritos brevemente a continuación:
- la Unidad SciELO recibe los archivos electrónicos enviador por las revistas en distintos formatos
- si los archivos ya están en HTML se los envía directo para el proceso de marcación y verificación final del HTML
- si los archivos no están en HTML se los envía para la conversión a HTML
- con los archivos todos en formato HTML se hace la verificación final de los archivos para chequear la integridad del texto, y incluyendo allí, por ejemplo, el enlace para las imágenes, y luego se hace la marcación de la estructura y de los elementos bibliográficos del texto
- los archivos son cargados en una base de datos local, dónde se realizará el control de calidad con el chequeo de las informaciones ingresadas en la base de datos
- hecho el control de calidad se disponibiliza la base en la Internet para que los usuarios la puedan acezar
- con la base de datos de SciELO cargada se envía los metadados para las bases de datos externas y se generan los enlaces con fuentes de información externas.
SciELO coopera en el proceso de establecimiento de colecciones mediante la diseminación del Modelo SciELO entre la comunidad de autoridades y profesionales relacionados con la comunicación científica en general y en ciencias de la salud en particular. Una vez acertada las condiciones para el establecimiento de una unidad para la operación de un Sitio SciELO, SciELO promueve juntamente con la institución nacional responsable un taller de capacitación en la Metodología SciELO como punto de partida para inicio de las operaciones. Al taller de capacitación, sigue un periodo de operación piloto que puede llevar de 3 a 12 meses hasta que se alcance la operación normal de un Sitio SciELO integrado en la Red SciELO.
La operación de la Red SciELO se resume actualmente en el portal (http://www.scielo.org) que referencia los diferentes Sitios SciELO en operación y disponibiliza la documentación acerca de la metodología. En el futuro, el Portal SciELO permitirá la recuperación y navegación en el conjunto de los colecciones SciELO, además de producir y divulgar indicadores de uso e impacto. En el área de ciencias de la salud, la Red SciELO se integrará progresiva y dinámicamente a red de fuentes de información de la BVS.
El Modelo SciELO y más específicamente la Metodología SciELO están en constante desarrollo de modo a responder con eficiencia las demandas específicas de América Latina y el Caribe y al mismo tiempo acompañar los desarrollos internacionales en la comunicación científica en Internet. Para tanto, BIREME promueve en conjunto con instituciones nacionales e internacionales reuniones seguidas de seguimiento y evaluación con vistas al mejoramiento continuo del Modelo SciELO.
