Guia de implantação de sites SciELO

Versão Janeiro 2013

O Modelo SciELO - Scientific Electronic Library Online (http://www.scielo.org) dirige-se à publicação de periódicos eletrônicos na Internet, com ênfase naqueles produzidos por países ibero-americanos.

A Metodologia SciELO é o primeiro componente do Modelo SciELO. O segundo componente do Modelo é o Site SciELO, que lida com acervos descentralizados de periódicos científicos, selecionados de acordo com critérios previamente estabelecidos. O terceiro componente é a Rede SciELO, que integra os Sites SciELO individuais.

A Metodologia SciELO inclui um conjunto de políticas, normas, diretrizes, procedimentos, e ferramentas para a execução das funções de um periódico, como avaliação e seleção, além de preparação, armazenamento, publicação, conservação, controle de uso e impacto das revistas científicas operadas nos Sites SciELO.

O desenvolvimento da Metodologia SciELO é o resultado de um projeto de cooperação entre BIREME - Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde, FAPESP - Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo, CNPq - Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico, e editores brasileiros de periódicos científicos, lançado em 1997 e posteriormente adotado por outros países da região. Na área da saúde, o Modelo SciELO atua no espaço da Biblioteca Virtual em Saúde (BVS), e a Metodologia SciELO tornou-se a metodologia usual para publicação de periódicos científicos na Internet. Esta metodologia tem ou considera extensões ou adaptações para outros tipos de literatura, como monografias, teses, etc.O Modelo SciELO de publicação é mantido, atualizado e disseminado sob a coordenação da Coleção SciELO Brasil, que se responsabiliza também pela avaliação periódica dos sites das Coleções SciELO de acordo com a metodologia SciELO, particularmente o guia de políticas, critérios e procedimentos de avaliação de periódicos para inclusão e permanência nas coleções SciELO e este guia de avaliação e certificação de coleções SciELO.

Sites da Coleção SciELO

Toda Coleção SciELO é operada online através de sites SciELO que, de acordo ao cumprimento dos critérios, políticas e procedimentos de desenvolvimento e operação, são classificadas em: certificada, em desenvolvimento ou piloto.

Coleções Certificadas

Os sites das Coleções Certificadas são indexados no Portal Global da Rede SciELO (www.scielo.org) na seção Rede SciELO na coluna 1 abaixo da categoria Coleções. Os títulos dos periódicos são listados nas coleções SciELO Regionais e os artigos publicados são indexados na busca no portal regional e nos serviços de indexação que inter-operam com SciELO.

Uma coleção SciELO é certificada quando atende às seguintes condições verificadas por meio de seu site:

Instituição Coordenadora

A gestão, operação e financiamento da Coleção SciELO nacional e de seu site Web é realizada sob a responsabilidade de uma instituição nacional de referência em investigação e comunicação científica. Cabe à Instituição Coordenadora a responsabilidade de articular e coordenar a operação da Rede nacional de instituições de apoio e cooperação técnica , editoras dos periódicos da Coleção SciELO nacional de modo que a publicação online dos periódicos individuais e da coleção como um todo esteja de acordo com o Modelo SciELO.

Em cada país existe somente uma Coleção SciELO sob uma única Instituição Coordenadora. No entanto, a produção e hospedagem de uma coleção nacional podem ser compartilhadas entre duas ou mais instituições que operam em conjunto ou que operam separadamente subconjuntos da coleção nacional em áreas temáticas e institucionais. Também é possível a operação de coleções sub-regionais reunindo dois ou mais países, sempre sob a mesma Instituição Coordenadora.

As coleções temáticas também podem ter cobertura regional e global, de preferência com o apoio de organismos ou redes internacionais.

A identificação da Instituição Coordenadora deve estar explicitada no site SciELO da Coleção.

Em todos os casos, a Instituição Coordenadora é responsável pela operação da Coleção Nacional de acordo com o Modelo SciELO.

Comitê Consultivo

O desenvolvimento de qualquer coleção SciELO é obrigatoriamente assistido por um Comitê Consultivo de caráter científico responsável pelo desenvolvimento da coleção, a avaliação de seu desempenho e, especialmente, pela indexação dos periódicos na coleção, ou seja, pela aplicação das políticas, critérios e procedimentos de controle de qualidade na avaliação dos periódicos para inclusão e permanência na coleção. A Instituição Coordenadora atua como Secretaria Executiva do Comitê Consultivo.

O Comitê Consultivo é formado preferencialmente por representantes das instituições nacionais de apoio ao desenvolvimento da investigação, formação de recursos humanos e comunicação científica, e por representantes eleitos pelos editores dos periódicos SciELO das grandes áreas do conhecimento. Os membros do Comitê têm mandato de 2 anos e podem ser reeleitos sem limitação. É importante que as mudanças ocorram em anos diferentes de modo que o primeiro grupo tenha mandato de 3, 2 e 1 ano.

A coleção inicial, a inclusão de novos títulos ou exclusão de periódicos de uma coleção SciELO devem ser formalmente aprovadas pelo Comitê Consultivo e são implementadas pelo Instituição Coordenadora. Ou seja, nenhum título entra ou sai das coleções SciELO sem a aprovação do Comitê Consultivo. Cabe, entretanto, ao Comitê Consultivo promover o cumprimento da Metodologia SciELO e deste guia de operação dos sites SciELO, seja para alcançar a condição de coleção certificada, ou para evitar a perda desta condição. Em particular, periódicos atrasados por mais de 6 meses devem ser excluídos da coleção.

As atas com as conclusões, recomendações e lista de participantes das reuniões do Comitê Consultivo devem ser publicadas online no site da Coleção.

O Comitê Consultivo SciELO deve se reunir periodicamente por, pelo menos, três vezes ao ano.

Metodologia SciELO

Vale destacar que a Metodologia SciELO pode ser aplicada para a operação de qualquer periódico individual ou qualquer acervo de revistas científicas. Entretanto, a criação de um acervo reconhecido como um Site SciELO exige que os títulos sejam selecionados conforme os critérios de qualidade definidos no documento 'Critérios SciELO: critérios, políticas, e procedimentos para entrada e permanência de periódicos científicos no acervo SciELO' (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=pt&component=56&item=2 ). Os acervos de revistas que não atenderem aos critérios de qualidade SciELO podem ser operados na Internet utilizando os aplicativos da Metodologia SciELO, porém, nesse caso, não serão reconhecidos como Sites SciELO.

A aplicação progressiva da Metodologia SciELO para operar acervos selecionados de periódicos científicos dos países da região na Internet irá resultar em uma rede descentralizada de acervos integrados de revistas científicas: a Rede SciELO, cujo desenvolvimento decisivamente ajudará a aumentar a visibilidade e o acesso à produção científica da região.

Uma característica fundamental do Modelo SciELO é o controle do uso de periódicos na Internet através da publicação de estatísticas de uso do site como um todo, de títulos de revistas separadamente, e seus fascículos e artigos. A metodologia permite a publicação de indicadores bibliométricos, especialmente aqueles relacionados as referências bibliográficas. Os indicadores de uso e de visita irão permitir o monitoramento do impacto dos periódicos científicos operados na Rede SciELO. Esses indicadores de desempenho irão possibilitar, entre outras aplicações, a avaliação da permanência das revistas no acervo SciELO. Portanto, SciELO representa uma entidade para avaliação, monitoramento e aprimoramento da qualidade dos periódicos científicos de seu acervo.

A criação de um Site SciELO em alguma região ou país exige uma série de condições relacionadas à qualidade das revistas e à sustentabilidade de sua operação nos aspectos políticos e administrativos, e incluem, especificamente, os aspectos financeiros, recursos humanos, infra-estrutura de informática, promoção e marketing. Para tanto, é necessário ter a liderança de uma ou mais instituições nacionais, que tenham um papel reconhecido no gerenciamento de pesquisas científicas em geral, e de comunicações científicas, em particular. Quando o acervo SciELO cobrir todas as áreas científicas, é importante ter o apoio decisivo dos Conselhos Nacionais de Ciência e Tecnologia, das Academias Nacionais de Ciências, das Associações de Editores Científicos, etc. Quando o acervo se restringir especificamente às Ciências da Saúde, a instituição líder deve ser também reconhecida por seu papel em pesquisa e comunicações científicas em saúde. Na área da saúde, as operações dos acervos SciELO devem estar integradas na BVS.

A criação e operação de um Site SciELO exige a participação cooperativa dos editores e editores científicos, e deve ser feita pelo Comitê Consultivo Nacional SciELO, para assegurar o cumprimento dos critérios de qualidade, além de definir as prioridades e estratégias de desenvolvimento. O Comitê Consultivo deve ser formado por representantes dos editores e dos publicadores, e de instituições de apoio à pesquisa científica.

Em resumo, a criação de um Site SciELO em um país requer uma ação cooperativa articulada, que deve envolver a participação ativa, direta ou indireta, das instituições e entidades relacionadas às comunicações científicas nacionais. Como resultado desta articulação, define-se uma instituição responsável pela operação do Site SciELO, com a ajuda do Comitê Consultivo Nacional.

A instituição responsável pela operação do Site SciELO deve ter uma unidade administrativa própria e recursos para uma infra-estrutura adequada, que inclui espaço físico, recursos humanos e tecnológicos. Em termos de recursos humanos exige-se o desempenho das seguintes funções: (a) coordenação geral, responsável pelo projeto como um todo; (b) gerenciamento operacional, responsável pela operação atualizada e eficaz do fluxo de trabalho do Site SciELO; (c) funções técnicas dos bibliotecários, referentes a tratamento de textos completos e metadados; (d) funções técnicas do gerente do sistema, relacionado à infra-estrutura e operação dos fluxo de dados, hardware, software e comunicação. A criação e operação dos acervos SciELO em uma área regional ou subregional deve levar em consideração a mesma orientação, além de outras demandas específicas.

Recomenda-se que a criação de um Site SciELO passe por um período experimental, de três a oito meses, com a seleção de quatro a sete periódicos científicos, conforme os critérios de seleção SciELO. A operação piloto ou experimental tem como objetivo desenvolver a capacidade local da unidade no uso da Metodologia SciELO para a operação do fluxo de trabalho do Site SciELO.

Após a etapa inicial, a operação regular do Site SciELO deve ser acompanhada de modo contínuo pelo Comitê Consultivo Nacional SciELO, principalmente em relação a entrada de novos títulos de periódicos no acervo, e a permanência dos títulos já selecionados, com base em seu desempenho.

Os critérios de seleção de títulos para um acervo SciELO estão descritos no documento 'Critérios SciELO: critérios, políticas, e procedimentos para entrada e permanência de periódicos científicos no acervo SciELO' (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=pt&component=56&item=2 ). Os critérios procuram avaliar a natureza científica da revista, isto é, a comunicação predominante de resultados de pesquisas originais. Em suma, para assegurar a natureza científica, os critérios exigem que os artigos sejam avaliados por pares (revisão por pares), o corpo editorial da revista seja representativo da especialidade, que haja sustentabilidade de fluxo de artigos, medido por seu volume anual e sua distribuição em termos de periodicidade e pontualidade de publicação. Os títulos e resumos devem ser traduzidos para inglês, quando o texto original não for neste idioma. Além disso, a apresentação da revista e dos artigos deve obedecer aos padrões internacionais de publicação científica.

O fluxo de trabalho da operação de um Site SciELO inicia-se com o recebimento dos textos completos em formato eletrônico, encaminhados pelos editores e/ou publicadores das revistas que compõem o acervo. Os textos convertidos para o formato HTML, preservam a integridade do texto impresso, e têm sua estrutura e elementos bibliográficos (metadados) marcados de acordo com os padrões gerais da SGML (Standard Generalized Markup Language), ISO 8879/1986, e especificamente, com as DTDs SciELO (Document Type Definition) encontradas em http://www.scielo.org/php/level.php?lang=pt&component=56&item=4 . Os textos marcados são carregados na base de dados para sua operação em um servidor de Internet. Após a carga do banco de dados, os metadados dos textos completos são exportados para os bancos de dados externos à SciELO, como LILACS, MEDLINE e o curriculum vitae dos autores nos bancos de dados de CVLACS, para o estabelecimento de links dinâmicos.

Os principais pontos do fluxo de dados podem ser descritos de forma sucinta:

1. A Unidade SciELO recebe os arquivos eletrônicos enviados pelos periódicos em diversos formatos

2. Se os arquivos já forem HTML, são enviados diretamente para o processo de marcação e verificação final de HTML

3. Se os arquivos não forem HTML, são enviados para conversão para HTML

4. Com todos os arquivos em formato HTML, procede-se à verificação final dos arquivos, para checar a integridade do textos e os links para as imagens, e então realiza-se a marcação da estrutura e dos elementos bibliográficos do texto.

5. Os arquivos são carregados em um banco de dados local, que irá realizar o controle de qualidade

6. Após realização do controle de qualidade, o banco de dados estará disponível na Internet para que os usuários possam utilizá-lo

7. Com o banco de dados SciELO carregado, os metadados serão enviados para os banco de dados externos e serão criados links com as fontes externas de informações.

A SciELO coopera especialmente com o processo de criação das coleções, através da divulgação do Modelo SciELO entre a comunidade de especialistas e os profissionais relacionados com a comunicação científica em geral e em Ciências da Saúde. Quando são aceitas as condições para a criação de uma unidade de operação de um Site SciELO, a SciELO organiza, junto com a instituição nacional responsável, um workshop sobre treinamento na Metodologia SciELO, que é o ponto de partida para o início das operações. Após o workshop sobre treinamento, segue-se um período de operação-piloto, que pode durar de três a 12 meses, até que realize a operação normal de um Site SciELO integrado na Rede SciELO.

A operação da Rede SciELO está atualmente resumida no portal (http://www.scielo.org) que se refere aos Sites SciELO em operação e disponibiliza toda a documentação sobre a Metodologia. O Portal irá futuramente permitir a recuperação e a navegação no conjunto de acervos SciELO, além de produzir e divulgar indicadores de uso e de impacto. Na área de Ciências da Saúde, a Rede SciELO será integrada de forma progressiva e dinâmica na rede de fontes de informações da BVS.

O Modelo SciELO, e mais especificamente, a Metodologia SciELO estão em desenvolvimento constante para responder com eficiência às demandas específicas dos países da América Latina e do Caribe, e, ao mesmo tempo, acompanhar os avanços internacionais em comunicação científica na Internet. Portanto, a BIREME promove reuniões, em conjunto com instituições nacionais e internacionais, com acompanhamento e avaliação, para o aprimoramento contínuo do Modelo SciELO.