Critérios, políticas e procedimentos para a classificação e certificação dos sites da Rede SciELO

Versão Novembro de 2010

1. Introdução

Este documento tem por objetivo descrever as políticas, critérios e procedimentos de avaliação dos sites de publicação das coleções nacionais e temáticas da Rede SciELO para classificação de seu estado de desenvolvimento de acordo com as seguintes categorias: coleções certificadas em operação regular, coleções em desenvolvimento e sites piloto.

A Scientific Electronic Library Online - SciELO constitui-se em um modelo para a gestão e operação de publicação eletrônica em rede cooperativa de coleções de periódicos científicos de qualidade crescente em acesso aberto com ênfase nos países em desenvolvimento e emergentes. SciELO tem como objetivo específico aumentar de forma sustentável a visibilidade, acessibilidade, qualidade, uso e impacto dos periódicos que publica.

SciELO é um Programa da Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) implementado por meio de projetos e programas para o desenvolvimento, operação, e manutenção atualizada das metodologias e tecnologias de publicação online de periódicos e coleções de periódicos científicos em acesso aberto, testando e aplicando-os na gestão e operação da Coleção SciELO Brasil e na cooperação e inter-operação com as demais coleções que integram a Rede SciELO. Os projetos de investigação e de apoio ao Programa SciELO são promovidos e financiados pela FAPESP, pelo Conselho Nacional de Ciência e Tecnologia (CNPq), em cooperação técnica com Centro Latino-Americano e do Caribe de Informação em Ciências da Saúde (BIREME/OPS/OMS) e pela execução institucional da Universidade Federal de São Paulo (UNIFESP) por meio da Fundação de Apoio à Pesquisa UNIFESP. A gestão, operação e financiamento das coleções nacionais e temáticas da Rede SciELO são de responsabilidades de instituições nacionais de apoio à investigação científica, à formação de recursos humanos e à comunicação científica.

O modelo SciELO de publicação online é constituído por três componentes: a metodologia SciELO, o site SciELO e a Rede SciELO.

A aplicação do Modelo SciELO permite a gestão e operação de coleções de modo compatível por meio da Rede SciELO e compreende fluxos de trabalho comuns de publicação online com base em sistemas de bases de dados de referências bibliográficas, de texto completo, de registro de transações de uso e citações, armazenamento e preservação de arquivos eletrônicos, a publicação e interoperabilidade na internet.

A Metodologia SciELO pode ser aplicada a qualquer periódico ou coleção de periódicos científicos. No entanto, a criação de uma coleção reconhecida como parte da Rede SciELO exige que, além do uso da Metodologia SciELO, sejam obedecidas as políticas e critérios de controle de qualidade estabelecidos neste guia. Assim, os periódicos ou coleções de periódicos que utilizam a Metodologia SciELO, mas que não pertencem à Rede SciELO não são indexadas no Portal Global SciELO.org e, portanto, não são reconhecidas como coleções SciELO. Entretanto, devem indicar que utilizam a Metodologia SciELO.

Para mais informações sobre a adoção do Modelo SciELO de publicação online, consulte o “Guia de implantação de sites SciELO” (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=es&component=44&item=5) e o “Curso de Capacitação da Metodologia SciELO” (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=es&component=44&item=6).

A Metodologia SciELO é o primeiro componente do Modelo SciELO e inclui um conjunto de políticas, normas, diretrizes, procedimentos e ferramentas relativas à publicação eletrônica, assim como, a avaliação e seleção de periódicos para indexação e permanência nas coleções, além de atividades técnicas de preparação, marcação, armazenamento, publicação, conservação, links com outras fontes de informação, controles de uso e impacto dos periódicos publicados nos sites das coleções SciELO.

A aplicação da metodologia consiste inicialmente na inclusão de um periódico numa coleção e no tratamento dos textos de cada novo fascículo por meio de seus cinco módulos, como mostra a figura abaixo:

O segundo componente do Modelo SciELO é o site Web da Coleção SciELO, (ou simplesmente site SciELO) que opera a coleção de periódicos eletrônicos por meio de uma interface multilíngüe de funções e serviços de acesso, indexação, navegação, controle de acessos e citações, busca de periódicos e artigos no contexto de uma coleção de periódicos em âmbito nacional de um país ou temático, assim como, a interoperação com a Rede SciELO mediante serviços web que seguem protocolos comuns.

O terceiro componente operacional do Modelo SciELO é a Rede SciELO que é composta pelo conjunto das coleções SciELO que seguem a mesma metodologia de publicação online de seus periódicos, a mesma gestão e operação em sites web.

O Modelo SciELO de publicação é mantido, atualizado e disseminado sob a coordenação da Coleção SciELO Brasil, que se responsabiliza também pela avaliação periódica dos sites das Coleções SciELO de acordo com a metodologia SciELO, particularmente o guia de políticas, critérios e procedimentos de avaliação de periódicos para inclusão e permanência nas coleções SciELO e este guia de avaliação e certificação de coleções SciELO.

2. Sites da Coleção SciELO

Toda Coleção SciELO é operada online através de sites SciELO que, de acordo ao cumprimento dos critérios, políticas e procedimentos de desenvolvimento e operação, são classificadas em: certificada, em desenvolvimento ou piloto.

a. Coleções Certificadas

Os sites das Coleções Certificadas são indexados no Portal Global da Rede SciELO (www.scielo.org) na seção Rede SciELO na coluna 1 abaixo da categoria Coleções. Os títulos dos periódicos são listados nas coleções SciELO Regionais e os artigos publicados são indexados na busca no portal regional e nos serviços de indexação que inter-operam com SciELO.

Uma coleção SciELO é certificada quando atende às seguintes condições verificadas por meio de seu site:

Instituição Coordenadora

A gestão, operação e financiamento da Coleção SciELO nacional e de seu site Web é realizada sob a responsabilidade de uma instituição nacional de referência em investigação e comunicação científica. Cabe à Instituição Coordenadora a responsabilidade de articular e coordenar a operação da Rede nacional de instituições de apoio e cooperação técnica , editoras dos periódicos da Coleção SciELO nacional de modo que a publicação online dos periódicos individuais e da coleção como um todo esteja de acordo com o Modelo SciELO.

Em cada país existe somente uma Coleção SciELO sob uma única Instituição Coordenadora. No entanto, a produção e hospedagem de uma coleção nacional podem ser compartilhadas entre duas ou mais instituições que operam em conjunto ou que operam separadamente subconjuntos da coleção nacional em áreas temáticas e institucionais. Também é possível a operação de coleções sub-regionais reunindo dois ou mais países, sempre sob a mesma Instituição Coordenadora.

As coleções temáticas também podem ter cobertura regional e global, de preferência com o apoio de organismos ou redes internacionais.

A identificação da Instituição Coordenadora deve estar explicitada no site SciELO da Coleção.

Em todos os casos, a Instituição Coordenadora é responsável pela operação da Coleção Nacional de acordo com o Modelo SciELO.

Comitê Consultivo

O desenvolvimento de qualquer coleção SciELO é obrigatoriamente assistido por um Comitê Consultivo de caráter científico responsável pelo desenvolvimento da coleção, a avaliação de seu desempenho e, especialmente, pela indexação dos periódicos na coleção, ou seja, pela aplicação das políticas, critérios e procedimentos de controle de qualidade na avaliação dos periódicos para inclusão e permanência na coleção. A Instituição Coordenadora atua como Secretaria Executiva do Comitê Consultivo.

O Comitê Consultivo é formado preferencialmente por representantes das instituições nacionais de apoio ao desenvolvimento da investigação, formação de recursos humanos e comunicação científica, e por representantes eleitos pelos editores dos periódicos SciELO das grandes áreas do conhecimento. Os membros do Comitê têm mandato de 2 anos e podem ser reeleitos sem limitação. É importante que as mudanças ocorram em anos diferentes de modo que o primeiro grupo tenha mandato de 3, 2 e 1 ano.

A coleção inicial, a inclusão de novos títulos ou exclusão de periódicos de uma coleção SciELO devem ser formalmente aprovadas pelo Comitê Consultivo e são implementadas pelo Instituição Coordenadora. Ou seja, nenhum título entra ou sai das coleções SciELO sem a aprovação do Comitê Consultivo. Cabe, entretanto, ao Comitê Consultivo promover o cumprimento da Metodologia SciELO e deste guia de operação dos sites SciELO, seja para alcançar a condição de coleção certificada, ou para evitar a perda desta condição. Em particular, periódicos atrasados por mais de 6 meses devem ser excluídos da coleção.

As atas com as conclusões, recomendações e lista de participantes das reuniões do Comitê Consultivo devem ser publicadas online no site da Coleção.

O Comitê Consultivo SciELO deve se reunir periodicamente por, pelo menos, três vezes ao ano.

Guia de Políticas e Critérios de Avaliação de Revistas para Inclusão e Permanência na Coleção SciELO

As coleções SciELO são desenvolvidas e operadas de acordo com um conjunto preestabelecido de políticas, critérios e procedimentos comuns com o objetivo de assegurar e promover a qualidade crescente dos periódicos individualmente, da coleção como um todo, e de sua interoperabilidade na Rede SciELO.

O desenvolvimento e operação das coleções nacionais devem obedecer aos critérios estabelecidos neste guia, que pode ser adaptado às condições nacionais no que se refere à composição do Comitê Consultivo, a adoção de critérios automáticos de indexação e ajuste do número de artigos exigidos dos periódicos segundo sua área temática. O guia atualizado deve ser aprovado formalmente pelo Comitê Consultivo e estar publicado no site da coleção.

Alcance e composição da coleção

As coleções SciELO que operam em âmbito nacional dos países têm prioritariamente alcance multidisciplinar. Entretanto, em alguns países a implementação da coleção SciELO é iniciada por uma área temática e posteriormente se expande incorporando progressivamente as demais áreas do conhecimento. Em alguns casos esta expansão se dá com o ingresso de novas instituições que passam a compartilhar com a Instituição Coordenadora ou assumem este papel.

No âmbito regional e global, a Rede SciELO opera também coleções temáticas formadas, predominantemente, por periódicos já publicados nas coleções nacionais. As coleções temáticas Regionais ou Globais são também avaliadas e classificadas de acordo com este guia.

O alcance e a composição das coleções devem estar atualizados nos seus respectivos sites. No caso de periódicos que são excluídos da Coleção SciELO por não cumprir com os critérios da Metodologia SciELO, os números anteriores a sua exclusão permanecem na coleção classificadas como “não corrente”.

As coleções de periódicos na Coleção SciELO são reconhecidas como aprovadas para indexação a partir do ano, volume e número analisados pelo Comitê Consultivo. No entanto, como o Programa SciELO tem também como objetivo a preservação dos periódicos científicos, é possível a publicação retrospectiva dos números do periódico nas coleções SciELO, mesmo que não tenham sido analisadas pelo Comitê Consultivo.

O alcance e a composição das coleções SciELO, assim como, as mudanças que produzidas devem seguir ao estabelecido neste guia e ser aprovadas pelo respectivo Comitê Consultivo devem estar registradas em ata correspondente e publicadas no site da Coleção.

Acesso aberto e licença de acesso “Creative Commons”

A coleção SciELO publica as revistas em acesso aberto na Web/Internet por meio do site de cada coleção.

As coleções SciELO não aceitam nenhum tipo de embargo e devem adotar, de acordo com a legislação de cada país, a licença Creative Commons Atribuição 3.0 No-Comercial Unported (cc-by-nc) para todo o site da coleção SciELO, podendo os editores optar por publicar seus periódicos sob uma licença atribuição 3.0 Unported (cc-by).

As licenças de acesso devem estar explicitadas no site da Coleção e em todas as páginas dos sites SciELO tanto nas estáticas como nas geradas dinamicamente.

Interoperabilidade com a Rede SciELO

As coleções SciELO integram obrigatoriamente a Rede SciELO por meio de seus sites, que devem operar com as seguintes características:

(a) A plataforma tecnológica de operação deve estar atualizada com a última versão disponível;

(b) Garantir a operação 24x7 com pelo menos 95% do tempo online;

(c) Tempo de carga das páginas inferior à um segundo;

(d) Serviços Web de integração com o Portal Global da Rede SciELO configurados e operando regularmente;

(e) Procedimentos de exportação dos meta dados dos periódicos instalados operando de forma regular para permitir indexação e recuperação no Portal Global da Rede SciELO;

(f) Serviços de publicação de meta dados como OAI e Google Scholar operando regularmente;

(g) Dispor de equipe técnica com conhecimentos das tecnologias utilizadas na operação do site SciELO.

b. Site de Coleção em Desenvolvimento

Os sites das Coleções em Desenvolvimento são indexados no Portal Global da Rede SciELO (www.scielo.org) na seção Rede SciELO na coluna 1 sob a categoria Em Desenvolvimento. Contudo, os periódicos das coleções Em Desenvolvimento não são incluídos na lista de periódicos SciELO e seus artigos não são indexados no sistema de buscas.

As Coleções em Desenvolvimento passam por avaliações periódicas com vistas a sua futura certificação como sites de Coleções Certificadas. O monitoramento de sua operação se realiza a partir de um trabalho conjunto realizado pela Coordenação Operacional da SciELO e a equipe responsável pelo desenvolvimento operacional do site SciELO Nacional ou temático.

Toda a coleção ingressa na Rede SciELO como Coleção em Desenvolvimento e deve cumprir com as seguintes condições:

• Instituição Coordenadora estabelecida;
• Comitê Consultivo em formação ou já estabelecido e operando regularmente;
• Guia de Políticas e Critérios de Avaliação dos Periódicos para Inclusão e Permanência na Coleção SciELO em versão preliminar ou aprovada pelo Comitê Consultivo publicado no site da coleção;
• Alcance e Composição da Coleção informada no site da coleção;
• Acesso Aberto e Licença de Acesso “Creative Commons” compromisso com a operação em acesso aberto e implantação da licença Creative Commons;
• Interoperabilidade com a Rede SciELO implantada em parte ou integralmente.

c. Site de Coleção Piloto

Os sites de Coleções Piloto não são indexados no Portal Global da Rede SciELO (www.scielo.org). Constitui o estado de desenvolvimento prévio a sua aceitação para ingresso na Rede SciELO como coleção “Em Desenvolvimento”.

Os sites de Coleções Piloto recebem esta classificação se encontram com as seguintes condições:

• Instituição Coordenadora estabelecida;
• Comitê Consultivo compromisso com sua formação ou formação já realizada ou já estabelecido e operando regularmente;
• Guia de Políticas e Critérios de Avaliação dos Periódicos para Inclusão e Permanência na Coleção SciELO em versão preliminar ou aprovada pelo Comitê Consultivo publicado no site da coleção;
• Alcance e Composição da Coleção informadas no site da coleção;
• Acesso Aberto e Licença de Acesso “Creative Commons” compromisso com a operação em acesso aberto e implantação da licença Creative Commons;
• Interoperabilidade com a Rede SciELO deve começar com a adoção da versão atualizada da plataforma de operação de sites SciELO.

Assim que atendem as condições as Coleções Pilotos são integradas à Rede SciELO como Coleções em Desenvolvimento.

3. Avaliação periódica dos sites das Coleções SciELO

Os sites das Coleções SciELO são avaliados periodicamente tendo como referência o Modelo de Operação da Rede SciELO, ou seja, a Metodologia SciELO, particularmente o guia das políticas, critérios e procedimentos para o desenvolvimento das coleções SciELO e a operação do site SciELO de acordo com este guia, incluindo sua interoperabilidade com a Rede SciELO.

A avaliação das Coleções SciELO através de seus sites é parte integral do Programa SciELO no que concerne seu objetivo de contribuir para o melhoramento contínuo dos periódicos científicos que publica, do desenvolvimento e fortalecimento das infraestruturas e capacidades nacionais de publicação científica.

As avaliações periódicas são essenciais para que a Rede SciELO opere de forma descentralizada, mas seguindo a mesma metodologia e tecnologia.

3.1 Comitê Consultivo Nacional SciELO

A aplicação da Metodologia SciELO no site SciELO prevê a existência de um Comitê Consultivo Nacional. Com base na aplicação dos critérios de seleção de periódicos, terá as seguintes atribuições:

a) Inclusão de novos títulos de periódicos científicos na coleção SciELO;

b) Exclusão de títulos de periódicos científicos na coleção SciELO;

c) Adaptação dos critérios de avaliação para admissão e permanência de títulos de periódicos na coleção SciELO, no que se refere à: 1) critérios para admissão automática de periódicos na coleção; 2) periodicidades e número de artigos publicados por ano;

d) Definição dos indicadores de desempenho dos periódicos na coleção SciELO que serão publicados periodicamente;

e) Definição e aperfeiçoamento do funcionamento do Comitê, de modo a cumprir efetivamente com os objetivos anteriores, e

f) Discussão e proposição de políticas, programas, procedimentos e atividades orientadas ao fortalecimento da coleção.

O Comitê Consultivo deve ser formado por até quatro representantes das instituições nacionais de apoio da C&T e da comunidade diretamente relacionada com a comunicação científica nacional, em conjunto com até quatro editores de periódicos dos sites SciELO nacional ou temático, eleitos pelo conjunto de editores da coleção. As instituições e os editores possuem representatividade de caráter permanente. A instituição nacional responsável pela coordenação e avaliação do site SciELO é a responsável pela Presidência do Comitê Consultivo SciELO Nacional.

Para sites multidisciplinares se recomenda a representação das áreas temáticas, sugerindo o seguinte: Ciências Agrárias, Ciências Biológicas, Ciências Exatas e Ciências Humanas, com a indicação dos respectivos suplentes.

As políticas para a criação e manutenção das coleções de periódicos científicos eletrônicos dos sites SciELO serão definidas pelos respectivos comitês nacionais e serão publicadas nas páginas dos sites.

3.2 Alcance da coleção nacional de revistas científicas

Para o estabelecimento dos os sites nacionais das revistas científicas eletrônicas, é necessário definir o alcance da coleção, a partir da especificação da(s) área(s) temática(s) coberta(s).

Além disso, as coleções dos Sites SciELO serão constituídos obrigatoriamente por periódicos científicos que publicam predominantemente artigos resultantes de investigação científica original e outras contribuições originais significativas para a área específica do periódico. O processo de revisão e aprovação dos manuscritos será feito por intermédio de pares.

A coleção de cada título individual no site SciELO será iniciada à partir de sua aprovação pelo Comitê Consultivo Nacional, e se recomenda a inclusão dos números retrospectivos até o ano de 1997, ou desde o primeiro número para periódicos criados depois de 1997. Os textos podem estar em inglês, português, espanhol e francês ou numa combinação deles.

3.3 Qualidade operacional do site

A qualidade operacional dos sites SciELO é verificada a partir da observação dos seguintes pontos:

a. obedecer aos critérios de seleção e avaliação de periódicos;
b. atualizar regularmente o site, observando a pontualidade dos periódicos da coleção;
c. operar corretamente a interface, com integridade dos links e recuperação;
d. o site deve estar disponível de forma ininterrupta;
e. o site deve contar com velocidade de acesso aceitável; e
f. deve haver um número mínimo de 4 títulos disponíveis, com pelos menos os 2 últimos anos de publicação.

Para mais informação, consultar os itens especificados no “Guia de Avaliação dos Sites da Rede SciELO”.

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