Criterios, políticas y procedimientos para la evaluación y certificación de los sitios de las colecciones de la Red SciELO

Versión Noviembre 2010

1. Introducción
Este documento tiene el propósito de describir las políticas, criterios y procedimientos de evaluación de los sitios web de publicación de las colecciones nacionales y temáticas de la Red SciELO para la clasificación de su estado de desarrollo de acuerdo con las categorías de colecciones certificadas con operación regular, colecciones en desarrollo y sitios piloto.

La Scientific Electronic Library Online - SciELO - constituye un modelo para la gestión y operación de la publicación online en red cooperativa de colecciones de revistas científicas de calidad creciente en acceso abierto con énfasis en los países en desarrollo y emergentes. SciELO tiene por objetivo específico aumentar de forma sostenible la visibilidad, accesibilidad, calidad, uso e impacto de las revistas que publica.

SciELO es un Programa de la Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo (FAPESP) que es implementado a través de proyectos y programas para el desarrollo, operación y mantenimiento actualizado de las metodologías y tecnologías de publicación en línea en la Web de revistas y colecciones de revistas científicas en acceso abierto, su testeo y aplicación en la gestión y operación de la Colección SciELO Brasil y la cooperación e interoperación con las demás colecciones que integran la Red SciELO. Los Proyectos de Investigación de apoyo al Programa SciELO son promovidos y financiados por la FAPESP, el Consejo Nacional de Ciência e Tecnologia (CNPq), la cooperación técnica del Centro Latinoamericano y del Caribe de Información en Ciencias de la Salud (BIREME/OPS/OMS), la ejecución institucional de la Universidad Federal de São Paulo (UNIFESP) a través de su Fundação de Apoio à UNIFESP. La gestión, operación y financiamiento de las colecciones nacionales y temáticas de la Red SciELO son de responsabilidad de instituciones nacionales de apoyo a la investigación científica, la formación de recursos humanos y la comunicación científica.

El Modelo SciELO de publicación online constituye un marco de trabajo formado por 3 componentes: la Metodología SciELO, el sitio SciELO y la Red SciELO.

La aplicación del Modelo SciELO permite la gestión y operación online de las colecciones de modo compatible a través de la Red SciELO y comprende los flujos de trabajo comunes de publicación online con base en sistemas de bases de datos de referencias bibliográficas, de texto completo, de registro de transacciones de uso y citaciones, almacenamiento y preservación de los archivos electrónicos, la publicación e interoperabilidad en la Internet.

La Metodología SciELO puede aplicarse a la operación de cualquier revista individual o cualquier colección de revistas científicas. Sin embargo, la creación de una colección reconocida como parte de la Red SciELO exige que, además del uso de la Metodología SciELO, la obediencia a las políticas y criterios de control de calidad establecidos en esta guía. Así, las revistas o colecciones de revistas que utilizan la Metodología SciELO pero no pertenecen a la Red SciELO no son indexadas en el Portal Global SciELO.org y por lo tanto no son reconocidas como colecciones SciELO. Entre tanto, deben indicar que utilizan la Metodología SciELO.

Para más información sobre la adopción del Modelo SciELO de publicación online, consulte los documentos 'Guía de implantación de sitios SciELO' (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=es&component=44&item=5) y 'Curso de Capacitación de la Metodología SciELO' (http://www.scielo.org/php/level.php?lang=es&component=44&item=6).

La Metodología SciELO es el primer componente del marco de trabajo del Modelo SciELO e incluye un conjunto de políticas, normas, directivas, procedimientos y herramientas relativas a la publicación online, así como la evaluación y selección de revistas para indexación y permanencia en las colecciones seguida de las funciones técnicas de preparación, marcación, almacenamiento, publicación, conservación, enlaces con otras fuentes de información, control de uso e impacto de las revistas operadas en los sitios de las colecciones SciELO.

La aplicación de la metodología consiste inicialmente en implantar la inclusión de la revista en una colección y, regularmente, en el tratamiento de los textos de cada nuevo número a través de sus cinco módulos, como muestra la figura que sigue:

El segundo componente del marco operacional del Modelo SciELO es el Sitio Web de la Colección SciELO (o simplemente Sitio SciELO) que opera a través de una interface multilingüe de funciones y servicios de acceso, indexación, navegación, control de accesos y citaciones, búsqueda de revistas y artículos en el contexto de una colección de revistas online en ámbito nacional de un país o temático así como la interoperación con la Red SciELO mediante servicios web siguiendo protocolos comunes.

El tercer componente del marco operacional del Modelo SciELO es la Red SciELO que es conformada por el conjunto de las colecciones SciELO que siguen la misma metodología de publicación online de sus revistas individuales, la misma gestión y operación en sitios web.

El Modelo SciELO de publicación es mantenido, actualizado y diseminado bajo la coordinación de la Colección SciELO Brasil, que se responsabiliza también por la evaluación periódica de los Sitios Web de las Colecciones SciELO de acuerdo con la Metodología SciELO, particularmente la guía de las políticas, criterios y procedimientos de evaluación de revistas para la inclusión y permanencia en las colecciones SciELO y esta guía de evaluación y certificación de colecciones SciELO.

2. Sitios Web de la Colección SciELO
Toda Colección SciELO es operada online en la web través de Sitios SciELO que de acuerdo al cumplimiento de los criterios, políticas y procedimientos de desarrollo y operación es clasificada en: certificada, en desarrollo o piloto.

a. Sitio de Colección certificada
Los Sitios de las Colecciones Certificadas son indexados en el Portal Global de la Red SciELO (www.scielo.org) en la sección Red SciELO en la columna 1 bajo la categoría Colecciones, los títulos de las revistas son listados en la colección SciELO Regional y los artículos que publican son indexados para búsqueda en el portal regional y en los servicios de indexación que interoperan con SciELO.

Una colección SciELO es certificada cuando atiende a las siguientes condiciones verificadas a través de su sitio Web:

Institución Coordinadora
La gestión, operación y financiamiento de la Colección SciELO nacional y de su Sitio Web se realizada bajo la responsabilidad de una institución nacional de referencia en investigación y comunicación científica. Cabe a la Institución Coordinadora la responsabilidad de articular y coordinar la operación de la Red nacional de instituciones de apoyo y cooperación técnica, las editoriales de revistas de la Colección SciELO nacional de modo que la publicación online de las revistas individuales y de la colección como un todo estén de acuerdo con el Modelo SciELO.

En cada país existe solamente una Colección SciELO bajo una única Institución Coordinadora. Sin embargo, la producción y hospedaje de una colección nacional puede ser compartida entre dos o más instituciones que operan en conjunto o que operen separadamente sub conjuntos de la colección nacional en áreas temáticas e institucionales. Es posible también la operación de colecciones subregionales reuniendo dos o más países, siempre bajo una misma Institución Coordinadora.

Las colecciones temáticas pueden también tener cobertura regional y global, de preferencia con el apoyo de organismos o redes internacionales.

La identificación de la Institución Coordinadora debe estar explicitada en el Sitio SciELO de la Colección.

En todos los casos, la Institución Coordinadora es responsable de la operación de la Colección Nacional de acuerdo con el Modelo SciELO

Comité Consultivo
El desarrollo de cualquier colección SciELO es obligatoriamente asistido por un Comité Consultivo de carácter científico responsable por el desarrollo de la colección, la evaluación de su desempeño y, especialmente, por la indización de las revistas en la colección, es decir, por la aplicación de las políticas, criterios y procedimientos de control de calidad en la evaluación de las revistas para inclusión y permanencia en la colección. La Institución Coordinadora actúa como Secretaria Ejecutiva del Comité Consultivo.

El Comité Consultivo esta formado preferentemente por representantes de las instituciones nacionales de apoyo al desarrollo de la investigación, formación de recursos humanos y comunicación científica y de representantes elegidos por los editores de las revistas SciELO de las grandes áreas de conocimiento. Los miembros del Comité tienen mandato de 2 años y pueden ser reelectos sin limitación. Es importante que los cambios ocurran en años diferentes de modo que el primer grupo tenga mandato de 3, 2 y 1 año.

La colección inicial, la inclusión de nuevos títulos o exclusión de revistas de una colección SciELO deben ser formalmente aprobadas por el Comité Consultivo y son implementadas por la Institución Coordinadora. Es decir, ningún título entra o sale de las colecciones SciELO sin la aprobación del Comité Consultivo. Cabe entre tanto al Comité Consultivo promover el cumplimiento de la Metodología SciELO y de esta guía de operación de los Sitios SciELO ya sea para alcanzar la condición de certificada o para evitar que pierda esta condición. En particular, revistas atrasadas por más de 6 meses deben ser excluidas de la colección.

Las actas con las conclusiones, recomendaciones y lista de participantes de las reuniones del Comité Consultivo deben ser publicadas online en el Sitio de la colección.

El Comité Consultivo SciELO debe reunirse periódicamente por lo menos tres veces al año.

Guía de Políticas y Criterios de Evaluación de la Revistas para Inclusión y Permanencia en la Colección SciELO
Las colecciones SciELO son desarrolladas y operadas de acuerdo a un conjunto preestablecido de políticas, criterios y procedimientos comunes con el objetivo de asegurar y promover la calidad creciente de las revistas individualmente, de la colección como un todo y de su interoperabilidad en la Red SciELO.

El desarrollo y operación de las colecciones nacionales debe obedecer a lo establecido en esta guía, que puede ser adaptado a las condiciones nacionales en lo que se refiere a la composición del Comité Consultivo, la adopción de criterios automáticos de indexación y ajuste del número de artículos exigidos de las revistas según su área temática. La guía actualizada debe ser aprobada formalmente por el Comité Consultivo y estar publicada en el Sitio de la colección.

Alcance y composición de la Colección
Las colecciones SciELO que operan en el ámbito nacional de los países tienen prioritariamente alcance multidisciplinar. Entre tanto, en algunos países la implementación de la colección SciELO es iniciada por un área temática y posteriormente se expande incorporando progresivamente las demás áreas del conocimiento. En algunos casos esta expansión se realiza con el concurso de nuevas instituciones que pasan a compartir con la Institución Coordinadora o asumen este rol.

En el ámbito regional y global, la Red SciELO opera también colecciones temáticas formadas predominantemente por revistas ya publicadas en las colecciones nacionales. Las colecciones temáticas Regionales o Globales son también evaluadas y clasificadas de acuerdo con esta guía.

El alcance y la composición de las colecciones debe ser informado de modo actualizado en los respectivos sitios web. En el caso de las revistas que son excluidas de la Colección SciELO por no cumplir con la Metodología SciELO los números anteriores a la exclusión permanecen en la colección clasificados como “no corrientes”.

Las colecciones de las revistas en la Colección SciELO son reconocidas como aprobadas para indexación a partir del año, volumen y número analizados por el Comité Consultivo. Entre tanto, como el Programa SciELO tiene también por objetivo la preservación de las revistas científicas, es posible la publicación retrospectiva de los números de las revistas en las colecciones SciELO, aunque no hayan sido aprobadas por el Comité Consultivo.

El alcance y la composición de las colecciones SciELO así como los cambios que producidos deben seguir lo establecido en esta guía e ser aprobadas por el Comité Consultivo respectivo y estar registrados en el acta correspondiente y publicados en el Sitio de la Colección.

Acceso Abierto y Licencia de Acceso “Creative Commons”
Las colecciones SciELO publican las revistas en acceso abierto en la Web/Internet por medio del Sitio Web de cada Colección.

Las colecciones SciELO no aceptan ningún tipo de embargo y deben adoptar, de acuerdo con la legislación de cada país, la licencia Creative Commons Atribución 3.0 NoComercial Unported (cc-by-nc) para todo el Sitio de la Colección SciELO, pudiendo las editoriales y editores optar por publicar sus revistas bajo licencia Atribución 3.0 Unported (cc-by).

Las licencias de acceso deben estar explicitadas en el Sitio Web de la Colección y en todas las páginas de los Sitios SciELO tanto las estáticas como las generadas dinámicamente.

Interoperabilidad con la Red SciELO
Las Colecciones SciELO integran obligatoriamente la Red SciELO por medio de sus Sitios Web, que deben operar con las siguientes características:

(a) la plataforma tecnológica de operación debe estar actualizada con la última versión disponible;

(b) garantizar la operación 24x7 con por lo menos 95% del tiempo online;

(c) tiempo de carga de las páginas inferior a un segundo;

(d) Servicios Web de integración con el Portal Global de la Red SciELO configurados y operando regularmente;

(e) procedimientos de exportación de los metadatos de las revistas instalados con operación regular para permitir indexación y recuperación en el Portal Global de la Red SciELO;

(f) servicios de publicación de metadatos como OAI y Google Scholar operando regularmente;

(g) disponer de equipo técnico con conocimientos en las tecnologías utilizadas en la operación del Sitio SciELO.

b. Sitio de Colección en Desarrollo
Los Sitios de Colecciones en Desarrollo son indexados en el Portal Global de la Red SciELO (www.scielo.org) en la sección Red SciELO en la columna 1 bajo la categoría En Desarrollo. Entre tanto, las revistas de las colecciones En Desarrollo no son indexadas en la lista de revistas SciELO y sus artículos no son indexados en el sistema de búsquedas.

Las Colecciones en Desarrollo pasan por evaluaciones periódicas con vistas a su futura certificación como Sitios de Colecciones Certificadas. El monitoreo de su operación se realiza a partir de un trabajo conjunto realizado por la Coordinación Operativa de SciELO y el equipo responsable del desarrollo operativo del Sitio SciELO Nacional o temático.

Toda colección ingresa en la Red SciELO como Colección en Desarrollo y debe cumplir las siguientes condiciones:

Institución Coordinadora establecida;

Comité Consultivo en formación o ya establecido y operando regularmente;

Guía de Políticas y Criterios de Evaluación de la Revistas para Inclusión y Permanencia en la Colección SciELO en versión preliminar o aprobada por el Comité Consultivo publicada en el sitio de la colección;

Alcance y Composición de la Colección informadas en el sitio de la colección;

Acceso Abierto y Licencia de Acceso “Creative Commons” compromiso con la operación en acceso abierto e implantación de la licencia Creative Commons.

Interoperabilidad con la Red SciELO implantadas en parte o integralmente.

c. Sitio de Colección Piloto:
Los Sitios de Colecciones Piloto no son indexados en el Portal Global de la Red SciELO (www.scielo.org). Constituye el estado de desarrollo previo a su aceptación para ingreso en la Red SciELO como colección “En Desarrollo”.

Los Sitios de Colecciones Piloto reciben esta clasificación si cuentan con las siguientes condiciones:

Institución Coordinadora establecida;

Comité Consultivo compromiso con su formación o formación ya realizada o ya establecido y operando regularmente;

Guía de Políticas y Criterios de Evaluación de la Revistas para Inclusión y Permanencia en la Colección SciELO en versión preliminar adoptada y publicada en el sitio de la colección;

Alcance y Composición de la Colección informadas en el sitio de la colección;

Acceso Abierto y Licencia de Acceso “Creative Commons” compromiso con la operación en acceso abierto e implantación de la licencia Creative Commons.

Interoperabilidad con la Red SciELO debe empezar con la adopción de la versión actualizada de la plataforma de operación de Sitios SciELO.

Tan luego adquieran las condiciones las Colecciones Pilotos son integradas a la Red SciELO como Colecciones en Desarrollo.

3. Evaluación periódica de los Sitios de las Colecciones SciELO
Los Sitios de las Colecciones SciELO son evaluados periódicamente teniendo en cuenta el Modelo de Operación de la Red SciELO, es decir, la Metodología SciELO, particularmente la guía de las políticas, criterios y procedimientos para el desarrollo de las colecciones SciELO y la operación del Sitio SciELO de acuerdo con esta guía, incluyendo su interoperabilidad con la Red SciELO.

La evaluación de las Colecciones SciELO a través de sus sitios Web es parte integral del Programa SciELO en su objetivo de contribuir para el mejoramiento continuo de las revistas científicas que publica, del desarrollo y fortalecimiento de las infraestructuras y capacidades nacionales de publicación científica.

Las evaluaciones periódicas son esenciales para que la Red SciELO opere de forma descentralizada pero siguiendo la misma metodología y tecnología.

3.1 Comité Consultivo Nacional SciELO
La aplicación de la Metodología SciELO en un sitio SciELO prevé la existencia de un Comité Consultivo Nacional. En base a la aplicación de los criterios de selección de revistas, tendrá las siguientes atribuciones:

(a) inclusión de nuevos títulos de revistas científicas en la colección SciELO;

(b) exclusión de títulos de periódicos científicos de la colección SciELO;

(c) adaptación de los criterios de evaluación para la admisión y permanencia de títulos de revistas en la colección SciELO, en los siguientes aspectos: 1) criterios para admisión automática de periódicos en la colección; 2) periodicidad y número de artículos publicados por año;

(d) definición de los indicadores de desempeño de las revistas de la colección SciELO que serán publicados periódicamente;

(e) definición y perfeccionamiento del funcionamiento del Comité, de modo de cumplir eficientemente con los objetivos anteriores; y

(f) discusión y proposición de políticas, programas, procedimientos y actividades orientadas al fortalecimiento de la colección.

El Comité Consultivo estaráformado por hasta 4 representantes de las instituciones nacionales de apoyo a la C&T y de la comunidad directamente relacionada con la comunicación científica nacional, en conjunto con hasta 4 editores de las revistas de los Sitios SciELO nacional o temático, elegidos por el conjunto de editores de la colección. Las instituciones y los editores tienen representatividad de carácter permanente. La institución nacional responsable de la coordinación y evaluación del Sitio SciELO es la responsable por la Presidencia del Comité Consultivo SciELO Nacional.

Para sitios multidisciplinarios se recomienda la representación de las áreas temáticas, sugiriéndose lo siguiente: Ciencias Agrarias, Ciencias Biológicas, Ciencias Exactas y Ciencias Humanas, con la indicación de los respectivos suplentes.

Las políticas para la creación y mantenimiento de las colecciones de revistas científicas electrónicas de los Sitios SciELO serán definidas por los respectivos comités nacionales y se harán públicas en las páginas de los sitios.

3.2 Alcance de la colección nacional de revistas científicas
Para conformar los sitios nacionales de las revistas científicas electrónicas, hay que definir el alcance de la colección, a partir de la especificación del (de las) área(s) temática(s) cubierta(s).

Además, las colecciones de los Sitios SciELO serán constituidas de forma obligatoria por revistas científicas que publican predominantemente artículos resultantes de investigación científica original y otras contribuciones originales significativas para el área específica de la revista. El proceso de revisión y aprobación de los manuscritos se hará por intermedio de pares.

La colección de cada título individual en el Sitio SciELO se iniciará a partir de su aprobación por el Comité Consultivo Nacional, y se recomienda la inclusión de los números retrospectivos hasta el año de 1997 o desde el primer número para revistas creadas después de 1997. Los textos pueden estar en los idiomas inglés, portugués, español y francés o en una combinación de ellos.

3.3 Calidad operativa del sitio
La calidad operativa de los Sitios SciELO se verifica a partir de la atención a los siguientes puntos:

(a) obedecer a los criterios de selección y evaluación de revistas;

(b) actualizar regularmente el sitio, observando la puntualidad de las revistas de la colección;

(c) operar correctamente la interfase, con integridad de los enlaces y recuperación;

(d) el sitio debe estar disponible de forma ininterrumpida;

(e) el sitio debe contar con velocidad media de acceso aceptable; y

(f) debe haber un número mínimo de 4 títulos disponibles, con por lo menos los 2 últimos años de publicación.

Para más detalles, consultar los item especificados en la 'Guía de Evaluación de los Sitios de la Red SciELO'

Haga un clic aquí para acceder la versión anterior.